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在现代职场中，邮件已变成正式交流的首要途径，而英语邮件的写作也逐骤变成作业中的必备技能，那用英语写邮件需要留心哪些事项，怎样才干保证英语邮件的标准和正式呢？
首要你得先晓得商务英文电子邮件各构成有些的写作，电子邮件已构成比照共同、固定的写作格局，其各构成有些的写作办法如下：
地址栏（To）电子邮件的地址，包括写信人地址、收信人地址、抄送收信人地址、密送收信人地址，这四有些无需填写冗杂的邮政地址，只需填入相应的电子邮件地址即可，而且并非每一项都要填，若收信人只需一个，就不需填写其他收信人的电子邮件地址，处置比一般函件要简略得多。
主题摘要栏（Subject）邮件的标题应当简练明晰。邮件标题是邮件首要内容的浓缩，是读者阅读信箱时抉择是不是阅览该邮件的根据。简练明晰的主题内容可起到索引的作用，便于收件者今后在许多的邮件中查出有关的邮件。邮件标题选择的适合与否将影响到读者处置函件的功率。因而，为了保证收信人能及时阅览邮件，邮件的标题不只需引人凝视，而且大约简明简明。另外，标题大约用名词短语或动名词短语，如：“Your Meeting in California”，“Your Order”，“Mrs. Jones”，“weekly Sales Meeting”等标题都信息清楚、一望而知。
称号（Salutation）商务英文电子邮件一般用较正式的称号，如：Dear+对方的姓氏，有时可以省去Dear，直呼对方的名或姓，或许用随意的称号，如：“Hi，Johnson”，“Hi，Davis”等。若不能断定收件人是哪一位，可用这样的表达，如：“Dear Sirs”，“Dear Madam or Sir”或“To whom it may concern”等。
正文有些（body）涉外商务电子邮件的正文书写格局绝大大都选用齐头式。齐头式是纠正文中各有些都从每行的左面初步，这种格局便于打字和节约时刻，前进作业功率。正文是电子邮件的首要有些，大多把论题分红几个小主题，每个小主题一段，每段一般只需一两句话，正文由两三个或三四个简略的期间构成。
敬意结束（Complimentary Closing）结束常用敬语，标明客套和礼节，遣词应恰当。一般用“Best Regards”，“Best Wishes”，或运用“have a nice day!”“Good day to you!”等标明夸姣祝福的词组作为敬意结束，使得电子邮件更趋向随意体（casual style）。
签名（ Signature）一般是寄件者在信函的敬意结束下面写上自个的名字。因为电子邮件是在电脑上打出来的，所以不能像传统的外贸信函那样可用手签。
附件（Enclosure）电子邮件中假定带有与邮件内容有关的附件，可用word、 excel等软件编写成文件报表或扫描各种方法发票、订单或报价单等，并在邮件中阐明具体文件的称号及份数等，以便对方招认。
附言（Post）打好邮件后，若发现需要弥补某些内容，可在签名下方注明P. S. ，再附上弥补的内容。但弥补的内容不宜太多，常常是一两句话。若弥补的内容许多，则需另写一封邮件，避免喧宾夺主。
If you’re reading this, there’s a good chance that you have an email account. You may well have several – perhaps separate accounts for professional and personal contacts。
假定你正在阅览这篇文章，你必定有一个或若干个甚至是不一样账号的私家或作业邮箱。
It’s easy to assume that we know how to use email effectively: it’s been around for long enough. But if you find yourself struggling to communicate effectively by email, these six tips should help:
邮件这样的交流方法早现已进入到了咱们的日子作业中，因而可以说大大都人都能有用地运用邮件与别人交流。但假定你发现自个还没做得满足有用，我想以下这六点可以帮到你：
邮件第一步：问好语 Greeting
Start With an Appropriate Salutation
邮件最初称号要恰当：
Some people jump straigh
t into the text of an email without so much as a “hi”. It’s polite to add a salutation, just as you would with a letter. That might look like:
有些人写邮件不喜爱加称号，甚至连简略的“你好”都忽略，直接初步正文内容。孰不知就像在传统的函件上相同，写上称号是一种礼貌的标志。
一般最常运用的是Dear+收信人名字。假定是寄信给老一辈或领导、客户，加上称谓会比照正式，平级火伴或协作火伴直接写名字即可。
当遇到收信人不断定的时分，比方转寄给某项意图有关人员，可以用
To whom it mayconcern,（敬启者：）
Dear Sir or Madam,
格局需留心的是，一切greeting后边要加逗号，然后空一行初步函件正文。
邮件第二步：奉告意图 Purpose
Get Straight to the Point
直奔主题
Your correspondent won’t want to wade through paragraphs of waffle– so get straight to the point. If you’re writing to someone out of the blue, don’t give them your life story before you make a request。
信赖阅览你邮件的人不会情愿细心阅读你那空泛无聊的长篇大论，所以你需要直奔主题。假定你想写封邮件抚慰某个心灵受伤的兄弟，最初先把你的主张亮出来，然后再用你的亲自经历来辅佐阐明。
所以在具体表述前，一般需要一句纲举目张的话奉告邮件要点。
I am writing to inquire …
写信来问询有关 …
I am writing inreference to …
这封信是关于 …
回信的最初可以说
Thank you for reaching out to us regarding …
谢谢您联络咱们 …
in reference to 和 regarding 是“有关”“关于”的意思。行文中运用会比照正式，咱们了解的about比照口语化，邮件中最佳不要用。比照感触一下：
口语：I’m talking about the meeting scheduled for next week.
正式：I am writing inreference to the meeting scheduled for next week.
正式：I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.
这儿in reference to与regarding的一点点不一样在于，inreference to用于现已跟对方说到过的事而regarding的用法比照广泛。
NOTE:
You may well need to include more details, but if you put the important point up front, your email is more likely to get a timely response. If your question comes too far down, the recipient may not even realise that you need a reply。
当然，你需要再添加更多的细节内容。若将邮件要点放到内容的最初，你将收到愈加及时的回复信息。假定你的疑问在邮件后头，收信人可以都不领会识到你在等他回复。
邮件第三步：正文 Content
Keep it Short
内容简明简明
Try to keep your email as short as possible. Make the paragraphs short, too – long paragraphs can be difficult to read and take in。
尽可以将你的邮件内容写得简略明晰。文章太长不易阅览和吸收。
例如：
“我已将××粘帖至附件”~也是常常运用的语句：
Please review the attached documents thoroughly.
请细心查阅附件。
I have attached the previously mentioned documents for your review.
上述所提文件已附在文章附件请查阅。
Please see the attached documents for a quotation of the requested services.
请参看附件内的效能有关报价。
邮件第四步：
Use Numbered Points
将内容编号
If you’ve got several questions or points to make, it’s very helpful to number them. This makes it easy for the other person to respond to each one, especially if some just require a yes/no response or a single word answer. For instance:
关于那些为了征询或供给各种疑问的邮件，最佳将疑问一点一点的罗列出来，以便于别人对每个疑问作答，特别当某些人更倾向于对疑问只答复“是”和“否”的时分。
It’s also useful to list your questions or points as bullets in this way; if you write a single paragraph, some of your questions might get missed。
将你的疑问或观念用图标的方法罗列出来是很有用的，假使你用一段话将几个点悉数包括，那对方有可以会漏看其间的几点。
邮件第五步：结束 Closing
一般咱们会谦让地说，辛苦、谢谢、随时交流之类的。
If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.
假定您有任何疑问等待随时交流。
Thank you for your time and consideration.
谢谢您的名贵时刻。
I look forward to hearing from you.
盼复。
最终要留心，结束敬语只需首字母大写就可以了，不必悉数大写哈！
Sincerely,
Yours sincerely,
Respectfully,
Best regards,
在北美很少人会用 Regards,Best regards,因为不是很正式，Sincerely是最保存平安的用法！
邮件第六步：
Make Your Signature Useful
充分使用邮件签名
Do you have an email signature? (That’s the text that appears automatically at the bottom of your email。) Some people don’t use one at all; others have a funny quote or favorite saying。
你设置过邮件签名吗(它将会在你每次邮件内容的下方主动生成)？有些人历来都没有运用过它，但咱们也看过一些非常有意思和道理的签名。
Whether you’re using email for professional or personal reasons, make your signature useful for both you and your recipient. That might mean:
不管你是为了作业仍是私家谈天，加注签名对你和邮件接收者都有优点，因为这意味着可以：
Giving the link to your website
加上你的页面联接
Including your work address and/or phone number
写上你的作业地址或电话号码
Adding links to your social media accounts
注上你的社会媒体东西帐号(例如博客，微博，论坛)
If your email provider allows it, you may even want to create several signatures to use for different purposes (e.g. one for emailing friends, one for new business contacts)。
有些邮箱甚至还供给用户根据不一样意图方案不一样签名的效能(比方：一个对兄弟运用，一个对新结识的公司火伴运用)。
